Document AI και ηλεκτρονική τιμολόγηση

Στις 2 Νοεμβρίου 2026 ξεκινά η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου, δηλαδή όσες δεν εντάχθηκαν στην πρώτη με βάση τα κριτήρια της ΑΑΔΕ. Υπό προϋποθέσεις, προβλέπεται και σταδιακή εφαρμογή έως τις 31 Ιανουαρίου 2027. Για πολλά λογιστήρια αυτό σημαίνει ότι τα τιμολόγια θα εκδίδονται και θα διαβιβάζονται πλέον σε ηλεκτρονική μορφή.

Αν όμως ανοίξετε το inbox μιας εταιρείας ένα συνηθισμένο απόγευμα, θα δείτε ότι τα τιμολόγια είναι μόνο ένα μέρος της στοίβας. Εκεί μπαίνει το document AI, που είναι κάτι διαφορετικό από την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η μία αφορά την έκδοση τιμολογίων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου, ενώ το άλλο είναι τεχνολογία που επεξεργάζεται έγγραφα κάθε είδους, ανάλογα με τις δυνατότητες της κάθε λύσης.

Η στοίβα που δεν μπαίνει σε καλούπι

Σκεφτείτε μια μέση εμπορική επιχείρηση. Μέσα σε μία εβδομάδα λαμβάνει δελτία αποστολής σε σκαναρισμένο PDF, τιμολόγια από προμηθευτές του εξωτερικού, συμβάσεις με υπογραφές στο περιθώριο, αποδείξεις εξόδων φωτογραφημένες με το κινητό και email με συνημμένα που κάποιος πρέπει να ανοίξει, να διαβάσει και να περάσει στο σύστημα. Η δουλειά αυτή δεν είναι δύσκολη, είναι όμως επαναλαμβανόμενη και τρώει ώρες, ειδικά όταν κάθε προμηθευτής στέλνει τα έγγραφά του σε διαφορετική μορφή. Κι ένα μικρό λάθος σε ένα ποσό ή σε μια ημερομηνία σημαίνει έναν ακόμη γύρο ελέγχου.

Το document AI, ή ευφυής επεξεργασία εγγράφων (Intelligent Document Processing) όπως λέγεται στον κλάδο, είναι λογισμικό που διαβάζει ένα έγγραφο, αναγνωρίζει τι είδους είναι, εξάγει τα στοιχεία που σας ενδιαφέρουν και τα προωθεί στο ERP, στο CRM ή στο σύστημα αρχειοθέτησης. Στόχος του είναι να αναλάβει το επαναλαμβανόμενο κομμάτι αυτής της δουλειάς.

OCR και document AI, δύο κομμάτια του ίδιου παζλ

Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) μετατρέπει μια εικόνα ή ένα σκαναρισμένο έγγραφο σε κείμενο και αποτελεί βασικό “συστατικό” των περισσότερων λύσεων document AI. Η ολοκληρωμένη επεξεργασία εγγράφων χτίζει πάνω της, συνδυάζοντας την αναγνώριση κειμένου με την ταξινόμηση, την εξαγωγή δεδομένων και την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας. Έτσι το σύστημα μπορεί να αναγνωρίσει ότι ένα PDF είναι σύμβαση και όχι προσφορά, να ξεχωρίσει τον ΑΦΜ από τον αριθμό τηλεφώνου και να εντοπίσει σε ένα τιμολόγιο την ημερομηνία έκδοσης, την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ.

Η διαφορά είναι στην πράξη

Στο λογιστήριο, τα παραστατικά που δεν έρχονται σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή, όπως αρκετά τιμολόγια προμηθευτών του εξωτερικού ή αποδείξεις εξόδων, μπορούν να καταχωρίζονται με πολύ λιγότερη πληκτρολόγηση. Στις τράπεζες και στις χρηματοδοτήσεις, οι φάκελοι με ταυτότητες, εκκαθαριστικά και βεβαιώσεις προετοιμάζονται πιο γρήγορα για έλεγχο κατά το onboarding ενός νέου πελάτη. Στις ασφαλιστικές, οι αιτήσεις αποζημίωσης με τα συνοδευτικά τους έγγραφα μπορούν να ταξινομούνται αυτόματα, ενώ στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού τα βιογραφικά και οι συμβάσεις εργασίας βρίσκουν πιο εύκολα τη θέση τους στο αρχείο.

Η ακρίβεια πάντως δεν είναι ίδια σε όλα τα έγγραφα. Εξαρτάται από την ποιότητα και τη μορφή του αρχείου, αλλά και από το πώς έχει ρυθμιστεί το σύστημα, οπότε ένα καθαρό PDF διαβάζεται πολύ πιο εύκολα από μια θολή φωτογραφία ή μια χειρόγραφη σημείωση. Γι' αυτό ο άνθρωπος δεν βγαίνει από τη διαδικασία, και αξίζει να επιλέξετε λύση που προβλέπει έλεγχο από υπάλληλο (human in the loop) για τα πεδία όπου το σύστημα δεν είναι βέβαιο και για αποφάσεις με οικονομικό ή νομικό βάρος.

Πριν το βάλετε στην επιχείρηση σας

Αν σκέφτεστε να δοκιμάσετε document AI, ξεκινήστε από ένα συγκεκριμένο είδος εγγράφου που σας απασχολεί κάθε μέρα, όπως τα δελτία αποστολής ή οι αποδείξεις εξόδων, και όχι από όλα μαζί. Ζητήστε να δείτε πώς τα πάει το σύστημα με τα δικά σας έγγραφα, τα στραβοσκαναρισμένα και τα χειρόγραφα, και όχι μόνο με τα καθαρά παραδείγματα μιας παρουσίασης.

Ρωτήστε επίσης πώς συνδέεται με το λογισμικό που ήδη χρησιμοποιείτε και πού αποθηκεύονται τα δεδομένα. Πολλά έγγραφα περιέχουν προσωπικά στοιχεία, οπότε η συμμόρφωση με τον GDPR και η δυνατότητα απόκρυψης ευαίσθητων πεδίων αξίζουν μια θέση στη λίστα με τις ερωτήσεις σας.

Μετά από μερικές εβδομάδες δοκιμής, κρίνετε το αποτέλεσμα με νούμερα και όχι με εντυπώσεις. Μετρήστε πόσος χρόνος χρειάζεται τώρα για κάθε έγγραφο, πόσο συχνά τα στοιχεία βγαίνουν σωστά, πόσες διορθώσεις κάνει ακόμη η ομάδα σας και πόσο κοστίζει συνολικά η λειτουργία της λύσης. Αυτές οι απαντήσεις θα σας πουν αν αξίζει να την επεκτείνετε και σε άλλα έγγραφα.

Λιγότερη πληκτρολόγηση, περισσότερος χρόνος

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση τακτοποιεί τον τρόπο που εκδίδονται και διαβιβάζονται τα τιμολόγια. Το document AI μπορεί να βοηθήσει με πολλά από τα υπόλοιπα έγγραφα, εκείνα που μέχρι σήμερα κατέληγαν σε μια στοίβα δίπλα στο πληκτρολόγιο. 

Ακολουθήστε το E-Radio.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι τα πιο hot νέα της επικαιρότητας.